Die Datenverarbeitung

im Schulsekretariat

Das Schulsekretariat kennt dieses Problem nur zu gut: Tausende Bewerbungs- und Anmeldeformulare abschreiben und mühselig in das Schulverwaltungsprogramm übernehmen innerhalb eines kurzen Zeitfensters. Diese Phasen der hohen Arbeitsbelastung gehören mit dem Einsatz von BoB der Vergangenheit an, es bleibt Zeit, sich auf die eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Die Bewerbungsflut verarbeitet BoB. Zu einem späteren Zeitpunkt werden dann ggfs. fehlende Unterlagen etc. von den Schülern und Schülerinnen angefordert, so dass es zu einer zeitlichen Entzerrung kommt.

BoB besitzt ein durch eine Benutzerauthentifizierung geschütztes sogenanntes Backend. Dort können jedem User individuelle Rechte vergeben werden. Vom Vollzugriff auf die Daten bis zum minimalem Leserecht. Es stehen verschiedene Menüpunkte zur Verfügung. Das Aufrufen der Anmeldungen und Einsehen der Bewerbungsunterlagen ist einfach gehalten. Hierzu reicht ein Teil eines Namens (ersten 3-5 Buchstaben des Nachnamens) und es werden alle Ergebnisse tabellarisch geordnet angezeigt. Ein weiterer Klick und schon ist die Bewerbung geöffnet und kann direkt ausgedruckt werden. Das ist von Vorteil, wenn sich Schüler/Schülerinnen vor Ort in der Schule bewerben. Die Installation eines entsprechenden Terminals im Sekretariat hat sich dabei als sinnvoll erwiesen.

Nun müssen die Daten in das Schulverwaltungsprogramm (z.B. BBS Planung, BBS Verwaltung, Edoo.Sys, WinSchool, u.a.) importiert werden. Hierzu werden die Anmelde- und Bewerbungsdaten zunächst mittels des an ihr Schulverwaltungsprogramm angepassten Exportmoduls aus BoB exportiert und anschließend in dieses importiert werden. Die flexible Exportfunktion ermöglicht auch die Anbindung anderer Verwaltungsprogramme. Sollten Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Alle relevanten Informationen, die nötig sind, auch um später doppelte Eingaben zu vermeiden, können in BoB voreingestellt werden bzw. lassen sich bearbeiten.